Vom Gestern direkt zu Morgen: Virtuelle Mobilität

Transformation findet nur statt, wenn wir uns als einzelne oder als Gesellschaft aus unserer Komfortzone begeben. Genau diese Erfahrung haben wir in den vergangenen beiden Jahren gemacht: Die Pandemie hat uns alle ziemlich unsanft aus eben jener Komfortzone geschubst. Über Nacht saßen Millionen Menschen im Home Office, für viele Menschen, aber auch für viele Unternehmen war das eine ganz neue Erfahrung. Inzwischen hat sich vieles eingespielt, neue Formen der Zusammenarbeit haben sich in den letzten 20 Monaten entwickelt. Und jetzt? Alles einfach wieder auf das „alte Normal“ zurückzudrehen? All die neuen Erkenntnisse und Möglichkeiten einfach ignorieren? Keine gute Idee.

Eine Studie des Instituts der Deutschen Wirtschaft aus dem Frühjahr 2021 zeigt, dass vor allem große Unternehmen die neuen Möglichkeiten nutzen möchten. Sie streben an, Arbeitsräume zu verändern, teilweise gar Büroflächen zu verkleinern und hybrides Arbeiten zu ermöglichen. Kleine Unternehmen wollen mehrheitlich zurück zur Präsenzpflicht und vergeben dadurch viele Chancen. Denn die Wahrheit ist: Führen und Arbeiten auf Distanz werden uns als Thema weiter begleiten. Es ist also an der Zeit, sich damit auseinanderzusetzen!

Der Weg ins „neue Normal“

Die Pandemie war der äußere Auslöser, geradezu ein Inkubator, doch auch ohne diese weltweite Notlage schreitet die Digitalisierung voran und verändert unser Leben grundlegend. Was also nehmen wir mit ins „neue Normal“? Wofür treffen wir uns auch künftig mit Kolleginnen und Kollegen im Büro? Und was lässt sich viel einfacher remote erledigen? Wie müssen sich dafür Büroräume verändern? Welche Tools gibt es, um die Zusammenarbeit von verschiedenen Orten zu organisieren? Und wie halten Vorgesetzte den Kontakt zu ihren Teams?

Uns ist wichtig, mit unseren Kunden daran zu arbeiten, dass die virtuelle Mobilität das „neue Normal“ ist und den für Sie passenden Weg zu finden. Eine wichtige Erkenntnis auf diesem Weg ist, dass digitale Zusammenarbeit Mehrwert bringt, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, aber auch den Unternehmen. Das gelingt, wenn Sie den für Ihre Organisation gesunden Mix aus Online und Zusammenkunft finden. In allen Bereichen gibt es Aufgaben, die effizienter im ruhigen Home Office erledigt werden können, aber auch solche, für die andere Menschen und Austausch unerlässlich sind.

Zu guter Letzt schafft das hybride Arbeiten sogar mehr Chancengleichheit. Warum? Verschiedene Charaktere und auch Biorhythmen können viel besser in ihrer persönlichen Komfortzone agieren, werden so produktiver und auch effizienter. Wer morgens lieber erstmal eine Runde joggen geht, um danach mit frischer Energie am Schreibtisch zu starten, kann dies genauso tun wie passionierte Nachtarbeiter, die in der Ruhe der Nacht nochmal einen Produktivitätsschub haben.

Für Sie klingt es immer noch schwierig vorstellbar, wie dann die ganzen Individuen ihre Ergebnisse zum Wohle des Projekts und des Unternehmens zusammentragen? Wir stellen Ihnen zwei Beispiele für neue Arbeitsräume vor, die diese Individualität und das Zusammenarbeiten gleichzeitig fördern und ihm Raum geben.

„Die neue Burg“ von Unilever

Ein viel beachtetes Beispiel für Empowerment, agile Zusammenarbeit und neue Arbeitsräume ist die neue Deutschland-Zentrale von Unilever. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter waren von Anfang an in die Entwicklung der neuen Arbeitsräume involviert. Für die Führungsebene bedeutete dies zunächst viel Loslassen und Kontrolle abgeben. Für die 65 Mitarbeitenden in den verschiedenen thematischen Workstreams eine ganz neue Form des Empowerments: „Wir dürfen hier entscheiden.“ Und müssen uns nicht „nach oben“ absichern. Raus aus der Hierarchie, hin zu diversen und selbstorganisierten Teams – von Mitarbeitern für Mitarbeiter. So haben alle Beteiligten – und das ist wichtig – im Prozess selbst erfahren, wie neue Arbeitsweisen funktionieren und sich gemeinsam weiterentwickelt. Wenn Teams agiles Arbeiten leben, hebt es sich wie von selbst auf ein neues Level, eben weil es organisch wächst. Entstanden sind sehr unterschiedliche Arbeitsplätze für sehr unterschiedliche Anforderungen: für verschiedene Arten von Arbeit und auch für verschiedene Arbeitsstile. So wird der verfügbare Raum optimal genutzt.

Soenecken WorkLab: Ort des Austausches und der Begegnung

Mit dem Soennecken WorkLab schlägt die Genossenschaft einen schönen Bogen von der Innovationskraft ihres Gründers, der praktische Büro-Utensilien wie den Aktenordner oder den Locher erfunden hat, in die kollaborative Gegenwart. Das WorkLab am Unternehmensstandort im Bergischen Land versteht sich als Raum für menschenzentrierte Zusammenarbeit und Beratung für moderne Formen der Zusammenarbeit. Es ist ein Angebot für die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, aber auch die Mitglieder der Genossenschaft, Lieferanten und Kunden. Für spontane Meetings kann man einen Tisch von der Decke lassen, ein Café sorgt für entspannte Atmosphäre und mannigfaltige Stühle, Hocker, Sitzkissen usw. passen sich der aktuellen Situation und den Vorlieben des einzelnen Menschen an. Auch hier also viel Raum für Individualität, Inspiration und gleichzeitig Zusammenarbeit.

Ihre Strategie für den hybriden Büro-Alltag

Das "Home-Office-Potential" in der arbeitenden Bevölkerung ist groß. Gut die Hälfte der Arbeitenden können oder könnten zumindest im Home Office arbeiten. Mittlerweile erfreuen sich Hybrid-Modelle in vielen Unternehmen großer Beliebtheit. Welche Haltungen und Kompetenzen erfordert das neue Arbeiten? Was braucht es, um in Kontakt zu bleiben? Und wie stellen Unternehmen dabei eine gemeinsame Identität her?

Treten wir nochmal einen Schritt zurück aus der Theorie: Wie sieht das konkret aus, wenn wir Unternehmen auf dem Weg ins „neue Normal“ begleiten? Unser Workshop für alle, die sich auf den Weg machen möchten, sieht 5 Schritte vor, die moderiert und grafisch visualisiert (Graphic Recording) werden.

Schritt 1: Erfolgreiche und echte Teamarbeit gemeinsam erleben. Uns ist wichtig, dass Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ganz praktisch und am eigenen Leib erfahren, wie sich gute, erfolgreiche Teamarbeit anfühlt. Nach der Übung reflektieren wir gemeinsam, was sie in der Teamarbeit als positiv empfunden haben.

Schritt 2: Was war an der Pandemie und dem Home Office gut und hilfreich? Diese Frage beantworten zunächst alle schriftlich für sich. Paarweise tauschen sich die Kolleginnen und Kollegen dann über ihre Beobachtungen und Empfindungen aus, um dann in Kleingruppen mit 5-7 Mitarbeitenden zusammenzukommen und die Top 3-Themen herauszukristallisieren. Die Teams stellen ihre Top 3-Themen in einer Art Vernissage vor.

Schritt 3: Was hat uns in der Pandemie bei der (Zusammen-)Arbeit gefehlt? Hier dürfen sich alle mal so richtig „auskotzen“, was ihnen so richtig auf den Keks gegangen ist. Bewährt hat sich das Format einer abgewandelten Fuck-Up Night. Wir schreiben die Themen mit.

Schritt 4: Jetzt kommt alles zusammen. Aus den Pluspunkten und den Fuck-ups Ihres Teams leiten wir gemeinsam die für Sie und Ihr Unternehmen passende Form der zukünftigen Zusammenarbeit ab. Neu zusammengestellte Gruppen wählen ein Thema und erarbeiten ganz konkret, wie das Gute im Alltag etabliert werden kann und welche Veränderungen dafür nötig sind.

Schritt 5: Ihr Team hat Ihre Definition des „neuen Normal“ ganz konkret und auf den Punkt gebracht gemeinsam erarbeitet. Die To-Do-Liste für die nächsten konkreten Schritte nehmen Sie und Ihr Team aus dem Workshop mit. Vielleicht brauchen Sie andere Meeting-Räume, vielleicht ein digitales Kollaborationstool oder eine neue Betriebsvereinbarung? Was auch immer es sein mag, am Ende des Workshop wissen wir es und Sie können die Themen konkret angehen.

Wie kann eine solche Definition für das „neue Normal“ lauten? Bei Telefonica Deutschland wurde sie kurz gefasst:

Working anywhere, working anytime, digital by default.

Klingt zu schön, um wahr zu sein? Dahinter steckt natürlich deutlich mehr als diese drei Schlagworte, angefangen bei neuen Betriebsvereinbarungen zum mobilen Arbeiten über andere Büroausstattung bis hin zu technischen Tools, die Arbeit im Remote-Modus erst so effizient machen, wie die Menschen sie sich wünschen.

Es braucht Tools und Räume, die Begegnung ermöglichen

Da sind zum einen technische Tools wie MS Teams, Slack, Asana oder Miro zum asynchronen Informationsaustausch. Genauso wichtig sind aber (Video-)Tools, die Online-Zusammenarbeit in kreativer Echtzeit ermöglichen.

Ebenso wichtig sind methodische Tools wie Meeting-Formate, die Beteiligung fördern, um das volle Potential Ihres Teams auch dauerhaft zu entfalten. Dazu können auch sogenannte hybride Begegnungsformate gehören: Um Reisezeiten zu verringern, schalten sich einzelne Teilnehmende in einem Meeting „nur“ per Video zu. Vor Ort werden sie von einer Person als „Sprachrohr“ vertreten, die ihre Position nach vorherigem Briefing einbringt.

Im „neuen Normal“ wird es also noch mehr darum gehen, Brücken zu schlagen zwischen on- und offline, synchroner und asynchroner Zusammenarbeit, aber auch zwischen den Perspektiven unterschiedlicher Einheiten Ihrer Organisation. Der passende Organisationsrahmen ist ebenso unerlässlich wie die passenden Räume zur neuen Zusammenarbeit. Auch an diesem Punkt können wir ganz konkret unterstützen und Ihnen namhafte & innovative Büromöbelhersteller aus unserem Netzwerk empfehlen, die Erfahrung mit den neuen Arbeitskonzepten haben und gemeinsam mit Ihren Mitarbeiter*innen Ihre neuen Büroräume individuell gestalten.

Führst du noch oder coachst du schon?

Das ist – zugegebenermaßen ein bisschen flapsig – das „neue Normal“ von Führung auf den Punkt gebracht. Keiner erwartet mehr von Führungskräften, dass sie aufgrund ihrer fachlichen Expertise und Erfahrung allein die Lösungen finden, den Weg vorgeben und dabei die Mitarbeitenden kontrollieren, anleiten oder im besten Fall „mitnehmen“. Moderne Führung will ihr Team coachen, ihm Raum geben, es laufen und gestalten lassen.

Im sehr sehenswerten Film „Die stille Revolution“ von Kristian Gründling wird das so formuliert: „Es geht nicht darum, Mitarbeiter zu binden. Es geht darum, Mitarbeiter freizustellen. Freistellen in dem Sinne, dass sie ihre Potentiale entfalten.“

Genau das steckt hinter „Empowerment“: Die Mitarbeitenden zu ermutigen, ihren Weg gemeinsam im Team zu finden und dabei die Führungskraft mitzunehmen. Diese wiederum räumt Hindernisse aus dem Weg und schafft so den Freiraum, um ihr Team zu entfesseln. Wenn alle gemeinsam auf das Ziel hinarbeiten, entstehen deutlich weniger Reibungsverluste, die Motivation wächst und die Energie wird wirklich für den Fortgang des gemeinsamen Projekts aufgewendet. Wie das gelingen kann können Sie hier in unserem Whitepaper „Nicht zwingen. Vorleben. Kulturentwicklung neu gedacht“ nachlesen.

Next Level – keine Frage der Technik

Dieses neue Führungsverständnis ist die eine Seite der Medaille, die andere Seite ist Technologie, die viele neue Arbeitsweisen erst ermöglicht. All die beschriebenen Technologien (und noch viele weitere) sind schon verfügbar und entwickeln sich stetig weiter. Ein gutes Beispiel sind die Einsatzmöglichkeiten von VR-Brillen in Video-Sessions. Das ist keine Zukunftsmusik, technisch ist schon sehr viel möglich – so zum Beispiel Gesichtstracking, Temperatur- oder Pulsmessung.

Aber was können virtuelle Welten, was klassische Video-Sessions nicht abbilden können? Studien zeigen, dass Konzentration in Video-Sessions nur kürzer möglich ist. Das hat vor allen Dingen damit zu tun, dass das Gehirn die verzögerte Übertragung als zusätzliche Belastung empfindet und deshalb z.B. bei Online-Coachings kürzere Zeiten zu empfehlen sind als in Live-Sessions. Genau hier setzen virtuelle Welten an, in denen man mit Hilfe von VR-Brillen direkt zusammentreffen und ohne Zeitverzögerung zusammenarbeiten kann. Einziges Manko aktuell ist noch die fehlende Übertragung von Mimik. In naher Zukunft wird durch Gesichtstracking hier noch ein neues Level möglich.

Im Moment setzen erst wenige große Unternehmen virtuelle Welten um, weil die Umsetzung noch sehr personalintensiv und damit teuer ist. Sobald die Preise sinken und der Einsatz von VR-Brillen ähnlich einfach wird wie das Anschließen einer Webcam, wird die Technik massentauglich und damit für alle Unternehmen verfügbar.

Wer ist bereit für die virtuelle Mobilität?

Eine lernende Organisation ist für die Zukunft am besten aufgestellt. Der permanente Betastatus ist die neue Daseinsform für Unternehmen. Nichts bleibt in Stein gemeißelt, alles ist immer wieder in Bewegung und passt sich neuen Entwicklungen an. Das heißt aber eben auch, dass Menschen und Organisationen reif sein müssen, um die Möglichkeiten der virtuellen Mobilität sinnvoll nutzen zu können. Nur wer den Mehrwert von Teamarbeit erlebt hat, kann Sinnhaftigkeit und Notwendigkeit der virtuellen Mobilität erkennen und Kompetenzen darin aufbauen und entwickeln wollen. Genau hier unterstützen wir Sie! Wenn Sie den Menschen in Ihrer Organisation den Freiraum geben, gehen diese mit hoher Motivation und großem Verantwortungsgefühl gemeinsam mit Ihnen ins „neue Normal“. Auf diesem Weg begleiten wir Sie, füllen Ihren Methodenkoffer und sind Ihr kompetenter Ansprechpartner.

Ich möchte Ihnen zum Abschluss eine Case Study empfehlen, in der ein großes deutsches mittelständisches Unternehmen auf seine Antworten auf die VUCA-Welt untersucht wird - eine hilfreiche Einführung in die agile Zusammenarbeit.